Entretien professionnel : comment ça marche ?
Attendu par certains, redouté par d’autres, tout le monde est concerné et cet exercice ne laisse en général pas indifférent. Ce qui est sûr, c’est que ce rendez-vous est obligatoire et que l’on soit manager ou pas, il est nécessaire de le préparer soigneusement.
Un entretien : pour quoi faire ?
L’entretien professionnel doit être un moment privilégié pour faire le point sur les résultats professionnels, pour donner des repères en fixant les objectifs et pour préparer l’avenir. C’est un temps fort d’échanges devant permettre à l’agent de se situer par rapport à l’équipe, à son travail, d’obtenir une reconnaissance, des encouragements ou une assistance dans les difficultés à résoudre.
Les besoins en formation font partie intégrante de l’entretien. Un point est fait sur les formations effectuées et les besoins pour l’année suivante. Ces informations sont transmises aux services RH qui les utilisent pour établir le plan de formation pour l’année suivante.
Pour que cet échange se passe au mieux, il doit être préparé par le manager mais aussi par l’agent.
Le Compte-Rendu d'Entretien Professionnel (CREP)
A la DGAC, la procédure est entièrement dématérialisée et réalisée avec l'outil ministériel ESTEVE.
L’entretien professionnel donne lieu à compte-rendu. Celui-ci est établi par le supérieur hiérarchique direct mais visé par le N+2 afin de répondre à la double exigence de responsabilité des managers et de transparence de l’exercice. Il est signé par le supérieur hiérarchique direct et par l’agent.
Pour les ICNA et TSEEAC détenant et exerçant une licence de contrôle, l'entretien peut toutefois être réalisé par un autre agent habilité (Chef d'équipe par exemple). Il existe un compte-rendu spécifique pour les agents opérationnels (modèle personnels contrôlant).
Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’agent. Cette appréciation est une partie déterminante de l’entretien professionnel et est formalisée par un niveau de faible à excellent.
Bien évidemment, aucune mention sur des activités syndicales, associatives, la santé ou les absences régulières (temps partiel, congé maladie…) ne doit y figurer.
Le refus de signature n’entrave pas la valeur du compte-rendu.
Sachez également que les informations mentionnées dans le CREP sont prises en compte pour les tableaux d’avancement de grade. Le CREP constitue également un des fondements à la modulation du régime indemnitaire avec part variable comme le CIA (Complément Indemnitaire Annuel).
La période de réalisation s'étend de janvier à mars, il est donc conseillé de le réaliser le plus tôt possible dans l'année afin que les évaluations soient bien prises en compte pour les attributions des parts variables individuelles.
Entretien évaluation de la qualité de vie et conditions de travail (QVCT)
La dernière partie de l'entretien contient un questionnaire afin que l'agent évalue sa qualité de vie et ses conditions de travail. Ces données sont ensuite consolidées à des fins de statistiques pour donner une note globale et évaluer les tendances. Si vous avez une difficulté particulière, ne comptez donc pas trop sur cet entretien pour que ça soit pris en compte...
Formations pour réaliser ses entretiens
Le pôle formation continue transverse (FCT) propose des formations dédiées : (infos et inscriptions sur OLAF GEN):
- Conduire ses entretiens annuels : pour les managers (2 jours en distanciel)
- Préparez vos entretiens annuels : pour les agents (3h en visioconférence)
Entretien professionnel
Normalement une présence extérieure est contraire à l’esprit du dispositif, pourrait nuire à la sincérité de l’exercice et irait à l’encontre du caractère individuel et personnel de l’évaluation. Toutefois, si un entretien “tourne mal” vous pouvez tout à fait demander à reprogrammer un rendez-vous en présence d’un représentant syndical (CFDT bien sûr!) dont le rôle est de faciliter la communication et aider à apaiser les tensions.
Si un agent refuse, il se prive de toute possibilité de dialogue et de faire valoir son point de vue et se place sur le terrain du manquement à l’obligation d’obéissance hiérarchique. Une seconde proposition de rendez-vous lui sera adressée par note qui l’informera également des conséquences en termes de parcours professionnel et de carrière. Le compte-rendu est rédigé de façon unilatérale par le supérieur hiérarchique en notant le refus de l’agent et il lui est simplement notifié.
Contactez vos représentants syndicaux CFDT avant de prendre toute décision qui pourrait nuire à votre carrière et vos intérêts.
L’agent doit être informé par écrit au moins 8 jours à l’avance de la date et de l’heure de son entretien par son supérieur hiérarchique direct.
Mais vous nous avez fait part d’un certain nombre de cas où cet entretien n’est jamais programmé ou sans cesse repoussé pour finalement ne jamais avoir lieu. En particulier chez les cadres.
L’entretien est une obligation pour le supérieur hiérarchique direct au titre de ses missions d’encadrement. Il doit donc s’organiser, quelle que soit sa charge de travail pour conduire ces entretiens. La charge de travail peut dans ce cas être un sujet à évoquer dans l’entretien, n’hésitez pas à lui en parler et dire que l’absence d’entretien peut vous porter préjudice notamment en terme d’avancement de carrière.
Il peut être contesté par recours gracieux auprès du supérieur hiérarchique direct dans un délai de 15 jours à compter de la date de notification. L'autorité hiérarchique dispose alors de 15 jours francs pour notifier sa réponse à l'agent. A partir de cette notification de réponse, l'agent peut, dans un délai d'un mois, saisir la commission administrative paritaire (CAP) compétente.
Il peut également faire l'objet d'un recours contentieux au tribunal administratif, dans ce cas ce recours s'exerce dans un délai de 2 mois suivants :
- la notification du CREP
- la réponse expresse de l'autorité hiérarchique au recours gracieux
- la décision implicite de rejet de l'autorité hiérarchique en cas d'absence de réponse au recours gracieux
- la réponse de l'autorité hiérarchique après l'avis de la CAP
N’attendez pas le bilan annuel pour parler de toutes les difficultés que vous avez rencontré au moment de l’évaluation, sinon il y aura une baisse de confiance. Si une situation conflictuelle survient, il faut le signaler le plus vite possible afin de désamorcer, dialoguer et trouver des solutions. Plus on attend et plus il est sera difficile de rattraper cette situation.